In sintesi (TL;DR)
- Migrazione tipica completata in 1-2 giorni lavorativi con downtime zero per la fatturazione attiva.
- Step: export CSV/XML da Fatture in Cloud, mappatura campi (anagrafiche + piano dei conti + saldi aperti), import in CEO AI, riconciliazione bilancio di apertura, smoke test.
- Lo storico fatture e i registri IVA restano accessibili in sola lettura sul vecchio gestionale per 12 mesi (richiesta esplicita all'AdE).
- Migrazione assistita inclusa nel piano Annuale CEO AI: un consulente segue il customer dall'export al go-live.
Migrare da un sistema gestionale a un altro può sembrare un'impresa ardua, ma con i giusti strumenti e una guida dettagliata, il processo può essere gestito in modo fluido e senza intoppi. In questo articolo, esploreremo i passaggi fondamentali per migrare da Fatture in Cloud (FIC) a CEO AI, assicurandoci che ogni fase sia coperta con attenzione.
Cosa Esportare da Fatture in Cloud Prima della Migrazione
Prima di iniziare il processo di migrazione, è essenziale esportare tutti i dati critici da Fatture in Cloud. Gli elementi principali da esportare includono:
- Anagrafica clienti e fornitori: Questi dati sono fondamentali per mantenere la continuità nei rapporti commerciali.
- Fatture attive e passive: Assicurati di esportare tutte le fatture per evitare perdite di dati.
- Prima nota: Essenziale per tenere traccia delle transazioni finanziarie.
Formati di Esportazione Disponibili in FIC
Fatture in Cloud offre diversi formati di esportazione, ciascuno con le proprie caratteristiche:
- CSV: Un formato semplice e ampiamente compatibile.
- Excel: Ideale per l'elaborazione e la visualizzazione dei dati.
- XML FatturaPA: Specifico per la fatturazione elettronica.
Limiti dell'Export FIC
Quando si esportano dati da FIC, è importante tenere a mente alcuni limiti:
- Campi mancanti: Alcuni campi potrebbero non essere inclusi nell'export.
- Link interrotti: Assicurati che i collegamenti tra i dati siano mantenuti durante la migrazione.
Mappatura dei Campi FIC a CEO AI
La corretta mappatura dei dati è essenziale per evitare discrepanze durante la migrazione. Ecco come i principali campi di FIC si traducono in CEO AI:
- Anagrafica clienti/fornitori: Assicurati che tutti i dettagli di contatto e indirizzo siano mappati correttamente.
- Prodotti/Servizi: Verifica che tutte le descrizioni e i codici siano allineati tra i due sistemi.
- Modalità di pagamento: Questa informazione deve essere perfettamente allineata per evitare errori nei pagamenti.
Importazione in CEO AI
CEO AI offre strumenti avanzati come l'Intelligent Importer e lo Smart Import per facilitare il processo di importazione. Questi tool sono progettati per:
- Riconoscere e mappare automaticamente i campi compatibili.
- Segnalare automaticamente eventuali discrepanze o errori.
Verifica dell'Integrità dei Dati
Dopo aver importato i dati in CEO AI, è cruciale verificarne l'integrità:
- Spot check di 10-20 fatture casuali: Controlla che i dettagli delle fatture siano corretti.
- Verifica dei saldi dei conti: Assicurati che i saldi siano accurati e corrispondenti ai dati originali.
Migrazione della Conservazione Digitale
La conservazione digitale delle fatture è un aspetto fondamentale per la conformità fiscale. Assicurati di trasferire l'intero archivio storico delle fatture conservate in modo sicuro e conforme alle normative.
Gestione del Periodo Transitorio
Durante la migrazione, è consigliabile mantenere un periodo di doppia tenuta per 1-2 settimane. Questo permette di:
- Validare i numeri: Assicurati che le nuove registrazioni siano accurate.
- Gestire eventuali discrepanze: Affronta rapidamente eventuali problemi che emergono.
Checklist Finale per la Migrazione
Prima di dichiarare conclusa la migrazione, utilizza questa checklist:
- Conferma che tutti i dati critici siano stati importati correttamente.
- Verifica che tutti i collegamenti e le mappature siano accurate.
- Assicurati che il personale sia adeguatamente formato sull'uso di CEO AI.
Errori Comuni e Come Evitarli
Infine, ecco alcuni errori comuni da evitare durante la migrazione:
- Non controllare i dati esportati: Assicurati sempre che i dati siano completi e accurati.
- Ignorare le discrepanze durante l'importazione: Affronta subito eventuali errori segnalati.
- Non mantenere un backup: Conserva sempre una copia di backup dei dati originali.
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Domande frequenti
Quanto dura la migrazione da Fatture in Cloud a CEO AI?
In media 1-2 giorni lavorativi. Export e import dati dura poche ore; la giornata aggiuntiva serve per la riconciliazione del bilancio di apertura e gli smoke test sui flussi critici (emissione fattura, ricezione passiva SDI, prima nota).
Posso continuare a emettere fatture durante la migrazione?
Si, il downtime sulla fatturazione attiva e' zero. Si concorda un cut-off (es. ore 18 venerdi'): da li' in poi le nuove fatture si emettono da CEO AI mentre lo storico si carica in parallelo nel nuovo sistema.
Lo storico fatture viene importato?
Si, tutto lo storico fatture emesse e ricevute viene importato in CEO AI con i metadati originali (numero, data, cliente, totale, IVA). Anche i PDF originali vengono importati e indicizzati. La conservazione decennale prosegue senza interruzioni.
Cosa succede al mio piano dei conti?
Viene importato e remappato sul piano dei conti standard CEE di CEO AI. Le voci personalizzate restano. Un consulente verifica la mappatura prima del go-live.
Quanto costa la migrazione?
La migrazione e' inclusa gratis nel piano Annuale CEO AI (configurazione, import, formazione 2h, primo mese di supporto dedicato). Nel piano Mensile si paga una fee una tantum di setup.